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Gastos que son deducibles

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Toda empresa debería crear una política apegada a los requisitos de Hacienda.

Para tener un control financiero satisfactorio en el ámbito empresarial, habría que crear una política clara sobre cuáles son los gastos empresariales deducibles y los requisitos que se deben cumplir. Ticket Empresarial, de Edenred, dice que los gastos empresariales representan un importante desembolso para cualquier empresa y pueden salirse fácilmente de control e inclusive llegar a presentar discrepancia fiscal.

Cabe destacar que es importante informar a los empleados cuáles son los viáticos deducibles y cuáles los requisitos para deducir gastos estipulados por las autoridades hacendarias. Lo primero que debe dejar claro es cuáles son considerados gastos empresariales deducibles y cuáles no.

Requisitos de deducibilidad

Es importante señalar que, si queremos que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) reconozca la deducibilidad de los desembolsos, estos deben realizarse:

  • Con un propósito meramente empresarial y por personas que laboren directamente para su empresa o tengan un contrato de prestación de servicios empresariales con la misma.
  • A una distancia mínima de 50 kilómetros del domicilio fiscal de su negocio.
  • Recabar comprobantes que cumplan con los requisitos fiscales del SAT, si se hacen dentro del país, o documentación comprobatoria clara y completa, si se llevan a cabo en el extranjero.

¿Y del uso temporal de automóviles?

Asimismo, en cada renglón hay límites de cantidades, dependiendo de si se trata de viajes nacionales o internacionales, y en todos los casos debe existir documentación que compruebe que se haya realizado el viaje, como facturas de hospedaje, transporte y alimentación.

Límites en viajes nacionales

En el caso de desplazamientos dentro del país, la LISR establece los siguientes límites de gasto:

  • Hospedaje nacional no tiene límite establecido a diferencia del hospedaje en el extranjero.
  • Hasta 750 pesos diarios por persona para alimentos, los cuales deben pagarse con una tarjeta empresarial para que no se utilice una tarjeta de nómina porque causaría discrepancia fiscal.
  • En renta de autos, sólo se deducirán hasta 850 pesos diarios.

En caso de que el empleado use su propio vehículo, se deducirán los gastos hechos en gasolina y los correspondiente al servicio mecánico de la unidad hasta por .93 centavos por cada kilómetro que se haya recorrido. (En caso de que el vehículo sea propiedad de la empresa, no hay límite por kilómetros recorridos.)

Para facilitar, tanto al empleado como a la empresa, la comprobación de los gastos ante el SAT, lo más práctico es que otorgue a sus empleados tarjetas de servicio que le permitan gestionar los gastos antes, durante y después de realizarlos, teniendo un total control de los recursos con un ahorro significativo del tiempo invertido.

Además de administrar mejor el presupuesto de los viajes, esta herramienta es una garantía de que las autoridades hacendarias reconocerán los desembolsos como hechos por sus empleados y esto le permitirá agilizar el trámite de deducibilidad de los viáticos.

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